Skargi i wnioski

Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków reguluje:

1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – Dział VIII Skargi i wnioski;
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r., w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.

Ogólne informacje dotyczące skarg i wniosków:

Przedmiot skargi lub wniosku
Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe, bądź biurokratyczne załatwianie spraw (art. 227 Kpa)

Natomiast przedmiotem wniosku mogą być sprawy ulepszenia organizacji, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.
O tym, czy pismo jest skargą lub wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna (art. 241 Kpa).

Kto może złożyć skargę lub wniosek?
Skargi bądź wnioski może składać każdy w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą.

W jakiej formie można wnosić skargi i wnioski?

1. w formie pisemnej: pocztą przesyłając na adres Urzędu Miejskiego w Świebodzicach: Urząd Miejski w Świebodzicach, ul. Rynek 1, 58-160 Świebodzice;
2. pocztą elektroniczną: przesyłając na adres swiebodzice@swiebodzice.pl w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
3. osobiście, ustnie do protokołu w Urzędzie Miejskim w Świebodzicach;
4. poprzez złożenie dokumentu za pośrednictwem e-PUAP.

Co powinna zawierać skarga lub wniosek?
Skargi i wnioski powinny zawierać imię i nazwisko, bądź nazwę oraz adres skarżącego (wnioskodawcy).
Skargi i wnioski wnoszone do Urzędu (w tym e-maile) niezawierające ww. danych pozostawia się bez rozpoznania.

Opłaty
Skargi lub wnioski w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego nie podlegają opłacie skarbowej.

Termin i sposób załatwienia sprawy
Skargi i wnioski rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego (wnioskodawcę). W przypadku niezałatwienia skargi w ww. terminie, organ właściwy do załatwiania skargi jest obowiązany zawiadomić skarżącego, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. (art. 36 i art. 37 Kpa)
Natomiast w razie niemożliwości załatwienia wniosku w ww. terminie, właściwy organ obowiązany jest w tym terminie zawiadomić wnioskodawcę o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie załatwienia wniosku. Wnioskodawcy niezadowolonemu ze sposobu załatwienia wniosku służy prawo wniesienia skargi w trybie określonym w Dziale VIII Kodeksu postępowania administracyjnego. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

Godziny przyjmowania interesantów:
1. W sprawach ogólnych – interwencje, skargi/wnioski
We wtorki interesanci przyjmowani są przez Burmistrza Miasta lub Zastępcę Burmistrza Miasta od godziny 10:00 do godziny 14:00 po uprzednim umówieniu spotkania poprzez rezerwację terminu w sekretariacie pod numerem telefonu:
(74) 666-95-17; (74) 666-95-18; (74) 666-95-43,
2. wyłącznie w sprawach skarg i wniosków:
We wtorki interesanci przyjmowani są przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza Miasta
w godzinach od 15:00 do 16:15. W przypadku gdy wtorek jest dniem wolnym od pracy, przyjmowanie mieszkańców odbywa się w najbliższy czwartek w godzinach od 15:00 do 15:45.

Klauzula informacyjna przetwarzania danych osobowych - PDF

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych - PDF

Organizacja przyjmowania mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w Urzędzie Miejskim w Świebodzicach.

1. Kierownicy Wydziałów, przyjmują osoby zainteresowane w sprawach skarg i wniosków w zakresie swoich kompetencji w godzinach pracy Urzędu;
2. Burmistrz Miasta, Zastępca Burmistrza Miasta, Sekretarz i Skarbnik Miasta, Przewodnicząca Rady Miejskiej, oraz Kierownicy właściwych Wydziałów sporządzają protokoły z przyjęcia skargi lub wniosku;
3. Burmistrz Miasta, Zastępca Burmistrza Miasta, Sekretarz i Skarbnik Miasta, przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w terminach dostosowanych do potrzeb mieszkańców od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Świebodzicach, przy czym we wtorki dodatkowo w godzinach od 15:00 do 16:15 – po uprzednim uzgodnieniu przez osobę zainteresowaną terminu spotkania w sekretariacie;
4. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przyjmowania do protokołu skarg i wniosków zgłaszanych ustnie. Przyjmujący skargi lub wnioski zobowiązany jest potwierdzić złożenie dokumentu, jeżeli zażąda tego wnoszący;
5. Jeżeli z treści skargi lub wniosku nie wynika jaki organ jest właściwy do ich rozpatrzenia wyznaczony pracownik zwraca wnoszącemu skargę lub wniosek niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni z odpowiednim wyjaśnieniem;
6. Skargi i wnioski po zarejestrowaniu są przekazywane pracownikom merytorycznym, celem ich załatwienia. Pracownik po otrzymaniu skargi lub wniosku powinien przystąpić do ich załatwienia bez zbędnej zwłoki i bezwzględnie przestrzegać terminów;
7. Skargi i wnioski wymagające uzgodnień, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego należy rozpatrzyć i załatwić w terminie jednego miesiąca od daty wpływu do Urzędu;
8. Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów informacji lub wyjaśnień należy rozpatrzyć i załatwić niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 14 dni, od dnia wpływu skargi lub wniosku do Urzędu;
9. Cała dokumentacja dotycząca poszczególnych skarg i wniosków powinna być prowadzona pod numerem nadanym sprawie w rejestrze skarg lub wniosków;
10. Odpowiedzi o sposobie załatwienia skargi lub wniosku podpisuje Burmistrz Miasta;
11. Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną załatwienia skarg i wniosków oraz kompletowanie i stronę formalną dokumentacji odpowiada pracownik prowadzący sprawę;
12. Pracownicy winni niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków podlegają odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.

    ---

Postępowanie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków

1. Przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku.
2. Analiza treści skargi/wniosku.
3. Wyłonienie i wyszczególnienie zarzutów.
4. Jeżeli z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu należy wezwać wnoszącego skargę do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania z jednoczesnym pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania.
5. Analiza zarzutów przedstawionych w skardze w aspekcie aktów prawnych.
6. Zaplanowanie trybu i działań (czynności) postępowania wyjaśniającego:
   - ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,
   - ustalenie dokumentów przewidzianych do kontroli, analizy,
   - przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np.: kwestionariusz wywiadu, kwestionariusz ankiety.
7. W przypadku braku możliwości załatwienia skargi/wniosku w określonym terminie,pisemne zawiadomienie osobę wnoszącą.
8. Przeprowadzenie zaplanowanych działań i czynności oraz zebranie materiałów.
9. Analiza zebranych materiałów, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności podnoszonych zarzutów.
10. Redagowanie uwag i wniosków oraz określenie przyczyn sytuacji zaistniałej.
11. Opracowanie projektu odpowiedzi do wnoszącego o wynikach prowadzonego postępowania wyjaśniającego, rozstrzygnięciach, wydanych poleceniach lub podjętych innych działaniach związanych z załatwieniem skargi oraz jej skonsultowanie z Sekretarzem Miasta. Przedłożenie projektu odpowiedzi do podpisu Burmistrzowi lub pod nieobecność Burmistrza Miasta – jego Zastępcy.
12. Przesłanie do wnoszącego zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi, które zawiera wszystkie elementy wskazane w art. 238 Kpa tj. oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi.
13. Sformułowanie wniosków do dalszej pracy – w aspekcie poprawy jakości pracy w Urzędzie.

    ---

Wzór protokołu przyjęcia skargi ustniej lub wniosku ustnego - PDF